INTRODUCCIÓN
La informática aplicada a la contabilidad, es un
ensayo que plantea la necesidad de que los
profesionales contables entiendan
cómo funcionan los sistemas informáticos, de modo que puedan
aprovechar al máximo el potencial que ofrecen estos, al momento de procesar la
información para la elaboración y presentación de los estados financieros que
sirven para que los administradores tomen decisiones
correctas en las empresas.
AVANCE DE LA NFORMÁTICA APLICADA EN LA CONTABILIDAD
La Contabilidad se remonta a tiempos muy
antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus
propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida.
Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia
o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio
comercial.
Anteriormente todos los trabajos contables se
realizaban a mano, lo que provocaba que todo el proceso contable fuera más
lento y tedioso a la hora en que este se quería realizar, pero hoy en día
tenemos la ventaja de que la informática nos ayuda a que el proceso sea más
rápido menos tedioso a la hora de realizarse. Antes de la informática las
operaciones de registraban en el diario, luego al mayor, y se afectaba las
cuentas auxiliares, con el cual se preparaba el balance y el estado de
resultados, el cual se empleaba más personal en el departamento de
contabilidad, era más factible cometer errores.
Ahora simplemente al capturar información de las
facturas, el sistema se encarga de efectuar los registros en el diario, mayor,
auxiliares y se obtienen al momento estados financieros (balance y estado de
resultados). Gracias a la informática, la contabilidad se puede aplicar en todo
tipo de empresa, en organizaciones del Estado y en entidades sin ánimo de
lucro, convirtiéndose ésta en una poderosa herramienta de información.
El uso de la informática le permite al Contador,
vivir siempre al tanto de las necesidades que demanda la sociedad, el mercado,
la empresa y entre otros, por ello no solo hay que aprender informática dentro
de la carrera, sino que en pos a ella, hay que ir actualizándose continuamente,
porque es de gran importancia las bases que los sistemas le brindan al
contador.
Considero que la informática es fundamental en la
formación integral de todo Contador Público, porque le brinda herramientas
primordiales en el desarrollo de su vida profesional, permitiéndole una
actualización constante a los cambios de la sociedad, y a optimizar su trabajo,
dándole oportunidades de desempeñarse en cargos altos dentro de una
organización, siendo éste, clave en la interpretación, análisis y toma de
decisiones dentro de la entidad.
INCIDENCIA DE LA INFORMÁTICA EN
EL ÁREA DE CONTABILIDAD
Podemos decir que la incidencia de la informática en la contabilidad
es cada vez mayor, esto debido a que los negocios de hoy en día son más
complejos y han cambiado las necesidades de información de los usuarios;
tanto internos como empleados y gerentes y externos como las entidades
bancarias, estatales, accionistas potenciales entre muchos otros.
También, las herramientas como investigación de operaciones,
matemáticas financieras, estadísticas, se han hecho más eficientes por lo que
el impacto de la tecnología está fuera de toda duda en el desarrollo de la
contabilidad.
Es notorio el efecto de la revolución de la informática en la
contabilidad ya que desde el punto de vista de la tecnología nos encontramos
en la tercera revolución informática, la de las comunicaciones; caracterizada
por un radio de personas con acceso a las computadoras.
La utilización intensiva de herramientas ligadas al sector de las
telecomunicaciones introducirá cambios importantes en muchas de las
actividades típicas del contador.
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RELACIÓN DE LA INFORMÁTICA CON LA
CONTABILIDAD
La informática contribuye a facilitar la
operación contable, a procesar los documentos para elaborar reportes de
estados financieros en forma más exacta y sobre todo rápida, la
administración hace uso de los datos presentados por la contabilidad para la
toma de decisiones, sobre el rumbo adecuado de la inversión y la
implementación de medidas para maximizar las utilidades de una empresa.
Es decir la informática ayuda a procesar los
datos contables, y la administración analiza los resultados presentados por
la contabilidad para poder hacer un diagnóstico de si se están utilizando
bien los recursos de la empresa y se están obteniendo utilidades o ganancias
y si se pueden mejorar.
La contabilidad es la fuente de información de la
administración, de ella se vale el administrador para tomar decisiones, le es
indispensable. Y la informática en los tiempos que vivimos donde la
información es muy abundante es un elemento indispensable para agilizar la
contabilidad y la administración.
El uso de la computadora asegura cada asiento con
exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta
equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad
equivocada. Preparación automática de informes. En un sistema de contabilidad
computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como:
Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la
administración a tomar decisiones. Impresión automática de documentos.
Un sistema computarizado proporciona mucho de los
documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas
por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los
Empleados, entre otros. Los Sistemas Computarizados también tienen sus
limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que
son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.
Las principales limitaciones son: Alto costo de inversión al instalar un
sistema computarizado.
El costo de mantenimiento es alto y complejo. El
alto costo en el entrenamiento del personal. Los programas deben ser
confiables. La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas. En
conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado
son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es
preocupante.
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VENTAJAS
1- Reducción
de los tiempos de análisis y toma de decisiones empresariales.
2- Conservación
del historial de la empresa.
3- Formación
de una plataforma informativa.
4- Aumento
de la capacidad de manejo de bases de datos.
5- Incremento
de la calidad del trabajo del Administrador tanto privado como público y por
ende de los equipos directivos.
6- Preparación
automática de informes. En un sistema de contabilidad computarizado, los
informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores,
Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a
tomar decisiones.
7- Mejoramiento
de los perfiles del personal administrativo.
8- La
informática brinda soporte para el desempeño laboral por medio de Software,
como por ejemplo, EXCEL, ACCES.
9- Paquetes
Contables, que permiten simplificación y rapidez en trabajo.
1- Un
sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un
negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques
de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.
DESVENTAJAS
1-
Alto costo de inversión al instalar un
sistema computarizado
2-
El alto costo en el entrenamiento del
personal.
3-
El costo de mantenimiento es alto y complejo.
4-
Los programas deben ser confiables.
5-
La lógica debe ser comprensible y las
aplicaciones adecuadas.
6-
Disminución en la confiabilidad de la
información contable.
7-
Complicado proceso de auditoría.
8-
Costos elevados de software y hardware.
9-
Dificultad para reconstruir en el caso
de la falla de una unidad de disco.
10- Altas sobre cargas en escrituras pequeñas.
TECNOLOGÍA EN LA CONTABILIDAD
El impacto de la tecnología en la profesión
contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan
como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de
información.
Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido).
Pero las tecnologías de la información pueden y deben producir también
cambios en el diseño de sistemas de información. En cuanto al impacto de las
tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información
contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a
aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo
contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de
información.
Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad
que supone utilizar un soporte informático para: Obtener los balances y
cuentas de resultados en tiempo real Depositar las cuentas en los
registros mercantiles por Internet Liquidar los impuestos por Internet
Enviar facturas por intercambio electrónico de información.
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CONCLUSIÓN
En conclusión el sistema de información contable es
un sistema en la cual nos facilita la realización de los registros contables
que en cualquier empresa se llevan a cabo, por otra parte también nos da la
facilidad de realizar dichas operaciones de una manera fácil y rápida. Para que
la misma empresa ponga a disposición de sus trabajadores la información interna
así como externa para poder verificar el funcionamiento de la administración y
de la calidad de la empresa y llegar a tomar mejores decisiones para que así la
misma empresa tenga competitividad ante las demás.
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